Onko edessä vaikeat neuvottelut? – Näin keskustelet mahdottomien ihmisten kanssa   

5.10.2022 Taru Paalasmaa

Me kaikki olemme joskus joutuneet vaikeaan neuvottelutilanteeseen. Toisinaan keskustelukumppani esittää mahdottomia vaatimuksia, jotka eivät kestä päivänvaloa. Perustelut vaatimuksille voivat olla täysin järjettömiä ja tällöin ajaudutaan helposti juupas-eipäs-keskusteluun.  

Mitä voi tehdä, kun neuvottelukumppanina on manipuloiva, kilpailuhenkinen tyyppi, joka kieltäytyy kuuntelemasta? Tällöin on aika turvautua oikeisiin strategioihin ja neuvottelutekniikkoihin

Älä provosoidu kun provosoidaan, vaan katso asiaa ulkopuolisen silmin.

Valmistaudu ja opettele yksityiskohdat  

Ensimmäinen asia on huolellinen valmistautuminen. Sinun tulee tietää pienimmätkin yksityiskohdat. Lisäksi tulee miettiä jo etukäteen eteen tulevat vastapuolen argumentit tai heitot, joita he saattavat käyttää. Mieti myös käsittämättömät ja epärelevantit vaihtoehdot. Seuraavaksi mietitään valmiiksi millä nämä vaatimukset ja heitot ammutaan alas. Muista pysyä tiukasti faktoissa.  

Älä anna ylivoimaa pöydän toiselle puolelle 

Aseta etukäteen henkilökohtaiset rajasi – ja pidä niistä kiinni olematta ylimielinen tai aggressiivinen. Kun pysyt viileän asiallisena, etkä anna toisten sanomisten mennä ihon alle, olet jo pitkällä. Heidän strategiansa saattaa olla sinun horjuttamisesi ja saada sinut myöntymään heidän ehtoihinsa vain, jotta pääsisit pois tilanteesta.  

Tämä viileänä pysyminen ei kuitenkaan tarkoita, ettet itse voisi olla empaattinen. Empaattinen siksi, että kuulet itse asian sanojen takaa. Ainahan se, mitä sanotaan ei ole se kivi kengässä. Sanojakin voi olla vain viestintuoja, joka on itse puun ja kuoren välissä. Jos näin on, sinun tulisi auttaa häntä löytämään ratkaisu, joka kelpaa molemmille osapuolille.  

Voit esimerkiksi kysyä: ”Mikä sinun mielestäsi on oikeudenmukainen ratkaisu?” tai ”Mitä vaihtoehtoja meillä on molemmille osapuolille oikeudenmukaisen ratkaisun saamiseksi?”  

Myös omia tunteita voi jakaa hillitysti. Tämä saattaa auttaa toista osapuolta näkemään ja hyväksymään sinun näkökantasi paremmin. Tähän kuitenkin varoituksen sana: On tilanteita, joissa omat tuntemukset kannattaa pitää visusti omana. Niistä vastapuoli saa vain keinon kiristää sinulta tarpeettomia myönnytyksiä.  

Kuuntele ja kunnioita toista

Kuuntele aktiivisesti. Toisen kunnioittava kuunteleminen ei ole keneltäkään pois. Se tekee tilanteesta ja asioiden käsittelystä molemmille osapuolille miellyttävämpää. Vaikka toisen käytös olisi sinusta kuinka typerää tahansa, koeta nähdä todelliset huolen aiheet käytöksen takaa. 

Esitä avoimia kysymyksiä ja anna vastapuolen nähdä, että kuuntelet ja kuulet heidän sanomaansa. Se ei tarkoita, että hyväksyt heidän argumenttinsa. Ja mikä on tärkeää – anna heidän pelastaa kasvonsa. Perustele omat näkökantasi selkeästi. Muista, että ”EI” on vasta alku.  

Unohda vastakkainasettelu ja ratkaise yhteinen ongelma 

Mikäli paine sanoa ”ei” nousee liikaa toisella osapuolella, kannattaa pitää tauko ja miettiä keinoja, jotka auttavat häntä sanomaan ”kyllä”. Muista kartoittaa toisen osapuolen motiivit esittämällä riittävän laajoja kysymyksiä. Tällä selvität, miksi keskustelu on niin haastavaa toiselle osapuolelle.  

Juurisyyt selvitettyäsi pystyt esittämään vaihtoehtoisia ratkaisuja tilanteen ratkaisemiseksi. Muista kuunnella herkällä korvalla, kuinka ehdotuksesi resonoivat ja millaisen vastakaiun ne saavat.  

Aina huonon käytöksen takaa ei löydy todellisia huolia, vain halu käyttäytyä huonosti – joko oman egon tai ymmärtämättömyyden johdosta. Pahimmassa tapauksessa syynä on henkilön vaihtoehtoinen totuus. Tässä tapauksessa mahdollisuudet hyvään yhteistyöhön ovat valitettavasti hyvin vähissä. 

Ole valmis kävelemään pois, mikäli tilanne ajautuu siihen pisteeseen. Joskus jommankumman osapuolen uhkaus pois kävelystä saa aikaan sopimuksen – laiha sopimus voi olla parempi kuin lihava riita. Laihan sopimuksen tulee olla molemmille osapuolille hyväksyttävissä oleva – ei toisen kiristämä.  

Luovuta ja anna muiden yrittää 

On myös tilanteita, joissa tietoisen kohtuullisen myönnytyksen tekeminen edesauttaa eteenpäin pääsemistä. Myönnytysten ei kuitenkaan saa antaa vahingoittaa omaa asemaa. Kun olet käyttänyt kaikki strategiasi ja kokeillut kaikki sinulle mahdolliset vaihtoehdot sopimuksen syntymiseen, ettekä edelleenkään ole päässeet sopimukseen, on aika siirtyä eteenpäin. 

Mikäli tilanteessa on pakko aikaansaada jonkinlainen sopimus, annetaan se muiden tehtäväksi. Neuvottelijoita vaihtamalla saadaan ikään kuin uusi alku puhtaalta pöydältä. Tällöin sopimus on teoreettisesti mahdollista saavuttaa, mikäli edellytykset ovat olemassa. Muista kuitenkin erottaa ihmiset ja asiat toisistaan. Milloin neuvotteluita vaikeuttaa hankala ihminen ja milloin vaikeasti ratkaistavissa oleva asia. Vaikeatkin asiat ratkeavat, kunhan tahtoa löytyy pöydän molemmilta puolilta!  

Viisi muuta vinkkiä itsepäisten ihmisten käsittelyyn 

Kun kierrokset käyvät liian kuumina, kummalla tahansa osapuolista, neuvottelu kannattaa siirtää suosiolla myöhemmäksi. Kahvi- tai lounastauko laskee kummasti kierroksia. 

Kun vastassa on vihamielinen, ahne tai epärehellinen ihminen, muista vielä viisi vinkkiä:  

  1. Älä provosoidu kun provosoidaan. Kun joku henkilö on vaikea, luonnollinen reaktio on suuttuminen tai periksi antamien. Pyri katsomaan asiaa ulkopuolisen silmin objektiivisesti ja mieti vasta-argumentit huolellisesti.

  2. Astu heidän saappaisiinsa. Yritä ymmärtää vastapuolen näkökulma. Sitä ei tarvitse hyväksyä, mutta kun ymmärtää taustan, on siihen helpompi reagoida.

  3. Vaihda peli luomalla keskustelulle omat kehyksesi. Vastakkainasettelun sijaan osoita, että ongelma on yhteinen ja että se voidaan ratkaista yhdessä.

  4. Tee ”kyllä” sanomisesta mahdollisimman helppoa. Auta toista osapuolta pelastamaan kasvonsa ja etsimään uusia näkökulmia, joista voitte olla yhtä mieltä.

  5. Tee ”ei” sanomisesta vaikeaa. Auta toista osapuolta näkemään ja ymmärtämään seuraukset. Tämän jälkeen hän voi olla avoin järkeville ehdotuksille.