Kaiken a ja o on huolellinen valmistautuminen

Perehdy neuvoteltavaan asiaan riittävän huolellisesti. Mikäli menet paikalle tietämättä tarkemmin mistä neuvotellaan, olet jo hävinnyt neuvottelun. Ymmärrä neuvottelun sisältö ja tavoitteet – niin omat kuin vastapuolen. Mieti kuinka rakennat luottamusta osapuolten välille jo ensi kohtaamisesta lähtien ja pidät sen yllä koko yhteistyön ajan. 

Helpotat oman asiasi edistämistä ymmärtämällä kokouksen tai neuvottelun kulun ja hallitsemalla muutaman neuvottelutekniikan ja -taktiikan.  

Kun neuvottelu on ohi, muistetaan tehdä jälkityöt: 

1. Mitä opittavaa käydystä neuvottelusta otetaan mukaan seuraavaan neuvotteluun 
2. Kuinka huolehditaan neuvottelukumppanista tuloksen saavuttamisen jälkeen 
3. Korjataan mahdolliset prosessin aikana suhteeseen tulleet säröt

Kuinka  neuvottelutilanteessa tulisi toimia parhaan tuloksen saavuttamiseksi?

• Kommunikoi selkeästi, muista hienotunteisuus ja hyvät käytöstavat. Ole liikkeellä oikealla asenteella, älä nolaa neuvottelukumppaniasi. Esitä torjuvat ehdotuksesi kohteliaasti. Ole kiinnostunut toisen osapuolen näkemyksistä. Kuuntele, kysy tarkentavia kysymyksiä, tee muistiinpanoja. Älä jankkaa tai takerru yksityiskohtiin. Ole tavoitteen suhteen realistinen. 

• Ole jämäkkä. Muista päämääräsi, perustele näkökantasi selkeästi ja huolellisesti. Vastaa sinulle esitettyihin kysymyksiin. Tee myönnytyksiä vain harkiten ja jos teet, edellytä vastamyönnytystä. Älä paljasta korttejasi tai hyväksy painostusta. Älä ole ylimielinen ja ymmärrä vastapuolen näkökannat. 
  
  
• Maltti on valttia – pysy rauhallisena, älä suutu tai kiukuttele. Muista, että yleensä asiat riitelevät, eivät ihmiset. Älä vastaa henkilökohtaiseen hyökkäykseen samalla mitalla. Perustele omat näkökantasi selkeästi. Hae ratkaisua, joka on molempien hyväksyttävissä. Tarvittaessa pyydä taukoa. 
  
  
• Ole tarkkaavainen. Seuraa myös sanatonta viestintää puheen lisäksi. Äänenpainon voimakkuus ja korkeus, ilmeet ja eleet. Tarkkaile myös omia reaktioitasi. Jos jokin vastapuolen sanominen tai teko aiheuttaa sinussa voimakkaan tunnereaktion, pysähdy ja mieti miksi. Se voi olla lopputuloksen kannalta tärkeää. Kun huomaat uhkaavan konfliktin ennakolta, se on mahdollista välttää tai ainakin sitä on helpompi madaltaa. Kun kuuntelet herkällä korvalla, on asian pihvi helpompi huomata sanojen takaa. Uhkaava tilanne on helpompi laukaista ennen kuin ollaan umpikujassa. 
  
  
• Muista luovan ongelmanratkaisun taito. Edessänne on yhteinen ongelma, joka tulee ratkaista. Kun tavoite on kirkkaana mielessä, sen saavuttamiseksi on useampia mahdollisia tapoja.  Ymmärrä, mitkä ovat kummankin osapuolen tärkeät ja vähemmän tärkeät tavoitteet. Näe kokonaisuus, vedä esitettyjä näkökantoja yhteen, esitä ratkaisua. 

Hyvän neuvottelijan tunnusmerkit

• Näe neuvottelu tiedonkeruuprosessina, jonka tavoitteena on tehdä viisas päätös ja saavuttaa mahdollisimman hyvin tavoitteita vastaava lopputulos.
   
• Hallitse vuorovaikutustaidot. Kysy tarkentavia kysymyksiä ja osaat kuunnella sekä antaa tilaa toisillekin.
   
• Ole kärsivällinen, pitkäjänteinen ja valmis joustamaan tavoitteen saavuttamiseksi. 
  
  
• Ole tilanneherkkä ja empaattinen; mukaudu tilanteisiin sekä toisen asemaan. 
  
  
• Osaa analysoida kuulemasi ja perustele näkökantasi vakuuttavasti. 
  
  
• Neuvottele intressien pohjalta – ei positioiden. Neuvotteluun valmistautuessa katso asiaa molempien näkökantilta. Mikä on minulle tärkeää – mikä toiselle osapuolelle JA miksi. 
  
  
• Tunne oma neuvottelu- ja kommunikaatiotyylisi ja osaa mukauttaa sitä tarpeen mukaan. Osaat valita neuvottelustrategioita, taktiikoita ja tekniikoita kulloisenkin tilanteen mukaan.  
  
  
• Olet sitoutunut itse prosessiin, jolloin sisältökin on helpompi saavuttaa. 
  
  
• Osaat kontrolloida tunteiden vaikutusta itse neuvottelutilanteessa. Pystyt erottamaan asiat ihmisistä ymmärtäen, että joskus ihminenkin voi olla se ongelma. 

Hyvällä neuvottelijalla on kyky ja halu kommunikoida kaikenlaisten ihmisten kanssa. Hän pystyy joustamaan itselleen epäolennaisissa tai vähemmän tärkeissä asioissa. Hyvä neuvottelija perustelee itselleen tärkeät asiat selkeästi ja vakuuttavasti. Hän panostaa luottamuksen ja kunnioituksen syntymiseen, jolloin vaikeatkin asiat saadaan helpommin ratkaistua. 

Muista, että kukaan ei ole seppä syntyessään ja että paremmaksi tulee vain sitkeällä harjoittelulla! Älä pelkää mokia, niistä oppii paljon – aina kaikki ei mene kuin Strömsössä. Jaa kokemuksiasi muille – niin onnistumiset kuin epäonnistumisetkin – ettei kaikkien tarvitse keksiä pyörää uudelleen. Muista antaa ja pyytää apua!

Lue myös, kuinka neuvottelet taitavasti tiukoissa tilanteissa.